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修訂后的ISO 9001和COSO文件對質量和財務的影響

發布時間:2020-07-20
作者:恩格威

在大部分組織中,質量管理和財務管理之間往往存在矛盾。如下兩個標準將對財務管理和質量管理產生影響,從而使二者的關系變得相輔相成:一是將于今年下半年發布的最新修訂的2015版本ISO9001標準;二是全國反虛假財務報告委員會下屬的發起人委員會(COSO)于2012年修訂的 《內部控制———整體框架》(簡稱《整體框架》)

對管理層和董事會而言,COSO的《整體框架》為不同行業、不同法律機構的組織使用內部控制手段提供了渠道。COSO《整體框架》包括:遵循從總體操作和功能層面實施和開展內部控制的原則;明確關于內部控制的有效的系統要求;建立識別和分析風險的途徑,在可接受的范圍內開發和管理適當的應對措施,且更加關注反欺詐措施。

2015修訂版ISO9001為質量管理體系提供了新的結構,稱為“基于風險的思考”。這是一種識別、管理和降低風險的工具方法,包括界定組織目標、細分風險類別,根據組織目標界定風險、創建方法對風險進行管理等

可以明確的是,質量和財務之間的矛盾是組織面臨的風險之一。修訂后的ISO9001COSO也包含了對風險管理的要求。

COSO風險原則

COSO界定了組織中的5類共17項原則。這5個類別是:環境控制、風險原則、控制活動、信息和溝通、監視活動。

17項原則中,與風險相關的原則有:組織規定的目標易于識別,有關目標的風險易于識別和評估;圍繞組織目標的實現界定風險,對風險進行分析,確定如何管理;在圍繞實現組織目標進行風險評估時,考慮組織潛在的欺詐風險;界定并評估可能會明顯影響內部控制系統的變化因素。

對財務報告的控制

內部控制是由組織的執行官員和財務官員設計并在其監督下實施的一個程序。內部控制程序同時受到董事會、管理層和其他人員的影響。

內部控制必須為確保財務報告的真實性提供合理保證,為確保用于外部目的的財務報表按照一般公認的會計原則編制提供合理保證。內部控制必須包含如下政策和程序:做好記錄的維護,記錄要精確公正地反映資產的交易和處置狀況;允許按照一般公認的會計原則編制財務報表,必要時,保留交易記錄;確保組織進款出款得到管理層或總裁授權;能夠預防或及時發現未經授權的并購、使用或處置資產等將對財務報表產生重大影響的行為。

對質量和環境管理的支持

質量的提升將從幾個方面對財務管理產生促進作用。

首先,“硬性節約”將對資產損益表產生影響,將增加產出率,從而帶來銷售和利潤的增長。與“硬性節約”相比,“軟性節約”則難以量化,但它會對資產負債表產生影響。比如,現金流的減少,支出的減少等。主要的軟性節約方式包括顧客和員工滿意度的提高、工作場所安全性的提高等。(譯者注:“硬性節約” 和“軟性節約”是實施六西格瑪時經常用的一個關于節省費用的概念,“硬性節約” 指可以在財務損益表中看到因實施一個項目而產生的節約,“軟性節約”指不能反映在財務損益表中,因實施一個項目而產生的節約。)

其次,環境管理幫助人們了解有關環境法律的相關要求,以及如何實現這些要求。環境問題一旦發生,人們將付出昂貴的代價,整改也需要花費很多資源。

最后,介紹兩個在組織中發揮著重要作用的支持系統:一個是有效的信息技術系統,在它的支持下,財務、質量和環境管理系統才便于運行;二是精益六西格瑪系統。它能提升給組織財務結果帶來負面影響的“短板”。

新的技術委員會

美國質量學會從電子和通訊事業部開始,試圖將質量、財務和環境管理融為一體。20052006年間,筆者主持了集成管理系統的會議,之后,又加入了質量管理部,建立起質量與治理和金融體系聯盟(QLMS) 技術委員會(TC)。

為了更好地將質量、財務和環境管理體系融為一體,技術委員會還引入了外部力量。質量與治理和金融體系聯盟技術委員會的成員中,6名來自美國質量學會質量管理部,2名來自管理會計師協會,2名來自約束管理集團,1名來自精益管理相關部門,1名來自需求驅動研究所。

這個委員會旨在拓展質量、財務和環境管理間的聯系工具,并建立聯結質量、財務和環境管理的認證程序。如有興趣,可發郵件至sandyliebesman@gmail.com進行交流。

 

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