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IAF新冠肺炎疫情防控期間開展認證活動常見問題解答

發布時間:2020-07-15
作者:恩格威

【前言】 針對疫情地區的IAF認可機構(AB)成員及其認可的認證機構(CBs)的一些(但不是全部)實踐中經常遇到問題,這些問題和答案并非詳盡無遺;但是,它們構成了合格評定活動的共同理解和指南,以協調一致的方式管理COVID-19(新冠疫情)特定情況下的合格評定活動。


問題1:考慮到COVID-19爆發以及隨后的旅行限制,IAF和ILAC是否正在考慮3月份在北京舉行IAF-ILAC聯合中期會議?

答:這些會議已經取消,目前沒有重新安排。這項工作將以其他方式進行。 

鏈接:https://iaffaq.com/2020/03/13/example-post-3/


問題2:在COVID-19危機期間,是否允許使用遠程評審和審核來保持認證證書的有效性?

答:是的。IAF關于COVID-19的聲明提到遠程評審的使用,以及ABs和CBs使用的強制性文件IAF MD4:2018《信息和通信技術(ICT)在審核和評審中的應用》。此外,還有關于遠程評審原則的資料性文件IAF ID12:2015 《遠程評審原則》可在此時期使用。然而需注意是監管機構、方案所有者和購買者可能有其他首先需要遵守的具體要求。IAFID3 也可以幫助其他適用的用戶。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/03/13/example-post-2/


問題3:在疫情爆發期間,IAF MLA的同行評議如何安排?

答:負責所有同行評審的ILAC 聯合委員會制定了一份相關文件。該文件得到了區域MLA主席的同意,并可在IAF 網站上查閱,網址為 :

https://www.iaf.nu/upFiles/IAFILAC Statement re delayed evaluations 12 March 2020.pdf

https://www.iaf.nu/articles/ISOIEC_17011_Transition_and_COVID19/637

鏈接:https://iaffaq.com/2020/03/13/example-post/


問題4:2020年11月新版ISO/IEC 17011的實施期限是否依然有效?

答:負責所有同行評審的ILAC 聯合委員會制定了一份相關文件。該文件得到了區域MLA主席的同意,并可在IAF 網站上查閱,網址為:

https://www.iaf.nu/upFiles/IAFILAC Statement re delayed evaluations 12 March 2020.pdf

https://www.iaf.nu/articles/ISOIEC_17011_Transition_and_COVID19/637

鏈接:https://iaffaq.com/2020/03/13/q4-will-the-nov-2020-deadline-for-implementation-of-the-new-version-of-iso-iec-17011-still-hold/


問題5:是否可以遠程方式執行一次完整的認證審核?

答:是的,理論上是可能的,如果對于特定的方案,所有的要求都可以進行遠程審核,包括對觀察活動。然而,對于特定的認證制度,這種情況可能會有所不同。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/03/13/q5-is-it-possible-to-perform-a-full-certification-audit-remotely/


問題6:ISO/IEC 27006規定的限制(遠程審核時間占比最多不超過30%)是否仍然有效?

答:ISO/IEC 27006于2015年發布,而IAFMD4于2018年發布(第2版,2018年7月4日發布,2019年7月4日開始生效)。因此,考慮到具體情況,對于ISO/IEC27006,IAFMD4的相關規則也適用。這意味著MD4中的方法可以在ISO/IEC27006的審核中應用,即在COVID-19(新冠疫情)期間超過30%的“非現場”,并允許100%的非現場。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/03/13/q7-what-happens-if-a-company-cab-is-not-comfortable-in-this-period-to-give-access-to-its-location-to-the-ab-audit-assessment-team-for-witnessing/


問題7:如果一個公司/認證機構在這段時間內不愿意讓AB審核/評審組進入其所在地進行見證,會發生什么情況?

答:IAF ID3允許在特殊事件或類似情況下推遲認可/審核。此外,根據IAF MD17:2015《管理體系認證機構認證見證活動》和/或相應修改的相關時間表,在這種情況下,認證機構或其客戶拒絕認可機構的見證評審是合理和可以理解的。只有在所有相關方(客戶、認證機構和認可機構)同意的情況下,安排審核才是重要的。參見MD17文件2.2.2和2.4.2條款。也可以進行部分見證(參見2.4.10條款)。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/03/13/q7-what-happens-if-a-company-cab-is-not-comfortable-in-this-period-to-give-access-to-its-location-to-the-ab-audit-assessment-team-for-witnessing/


問題8:根據IAF ID3,如果證書的截止日期延期了6個月,下一個認可/認證周期是從新的截止日期開始,還是需要保留原來的周期?

答:截止日期仍然是按照原來的認證周期。然而,在特定情況下,監督審核的時間表可能會做相應修改。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/03/13/q8-if-there-is-a-postponement-of-6-months-in-the-deadline-of-a-certificate-according-to-iaf-id3-the-next-accreditation-certification-cycle-will-start-from-the-new-deadline-or-has-to-remain-the-ori/


問題9:即使ID3:2011 引用的標準(17021:2011)是失效的,IAF ID3:2011 是否仍然適用?

答:是的。它是適用的。IAF全體會議第2015-15號決議已經確認了這一點。關于IAF技術委員會文件的維護,該決議指出:“全會根據技術委員會的建議,決定在IAF文件中提及的ISO/IEC17021應理解為是ISO/IEC17021-1:2015,涉及已完成轉換和轉換過渡期后的合格評定機構。然而,在使用IAF文件時,認可機構ABs 和合格評定機構將需要考慮到ISO/IEC17021-1中的變化, 這些文件可能在轉換期結束后才能修訂, 以參考ISO/IEC 17021 -1?!?o:p>

鏈接:https://iaffaq.com/2020/03/20/q9-is-iaf-id32011-still-applicable-even-though-id32011-refers-to-an-accreditation-standard-that-is-no-longer-valid-iso-iec-170212011/


問題10:對于IAF MLA(管理體系認證、產品認證、人員認證、驗證和驗證)下的方案,在非常時期如何管理合格評定活動?

答:考慮到這一非常時期,對于在IAF多邊互認制度下的管理體系認證、產品認證和人員認證制度,如果無法開展審核活動(到現場或按照IAFMD4:2018的方法),如審核或考試,并且如果符合IAFID3:2011建議的條件,所有合格評定活動(如監督、再認證)可推遲6個月,任何合格評定活動(如證書或報告)的任何輸出的有效性可推遲6 個月。在最后一種情況下,為了向客戶證明這一點,如果適用的話,強烈建議簽發一份延期信,批準延長有效性和延長期限。這對于保證透明度和與外部市場的正確溝通至關重要。適當的記錄還應保持更新。然而,對于特定的認證制度,這種情況可能會有所不同。對于審定與核查,尤其是是項目或組織層面的溫室氣體(GHG)審定與核查,它們通常是一次性的符合性活動,因此,IAFID3準則涉及的監督、再認證、擴大認證和再認證周期等,可能不適用。然而,對于審定與核查機構的評審和認可,可以使用IAFID3(見問題11)。并且認可機構和核查機構也可以按照IAFMD4:2018使用遠程審核的方法(見問題12)。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/03/20/q10-for-schemes-under-iso-iec-17021-12015-how-are-certification-activities-to-be-managed-in-this-extraordinary-period/


問題11:IAF ID3:2011是否僅適用于管理體系認證?

答:不,IAF ID3:2011主要適用于管理體系認證,但也適用于IAF/MLA多邊協議下的所有認可和合格評定活動(見IAF ID3:2011第1章):管理體系認證、產品認證、人員認證、審定與核查。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/03/23/q11-is-iaf-id32011-exclusively-applicable-for-management-systems-certification/


問題12:IAF MD4:2018是否僅適用于管理體系、人員和產品?

答:不,盡管IAF MD4:2018的范圍是對管理體系、人員和產品的審核/評估(見IAF MD4:2018第1章 范圍),但也可用于IAF MLA框架下的其他類型的合格評定活動,如審定或核查,如MD4中第2.2節所述。

鏈接: https://iaffaq.com/2020/03/23/q12-is-iaf-md42018-exclusively-applicable-for-management-systems-persons-and-product/


問題13:考慮到這一特殊時期,是否所有的可以:

    ·合格評定活動,例如監督、再認證,可推遲六個月

    ·任何輸出或任何合格評定活動(例如證書或報告)的有效期可相應延長至六個月?

答:不可以。如果合格評定機構仍然能夠實施現場審核活動,或者根據IAF MD4可以完全實施代替審核的活動,則應執行正常計劃合格評定活動(如監督、再認證)。否則,如果滿足IAF ID 3:2011建議的條件,則正常計劃的合格評定活動可推遲6個月,合格評定活動的任何輸出(如證書或報告)的有效期可最多延長6個月。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/04/01/153/


問題14:根據IAF MD5:2019(2020年5月7日實施),對于職業健康安全管理體系,遠程審核技術應限于審查文件/記錄和采訪員工。另外對于職業健康安全管理體系,過程控制和職業健康安全風險控制不能使用遠程審核技術進行審核??紤]到具體情況,這是否有效?

答:不,考慮到具體情況以及IAF MD5:2019將從2020年5月7日起實施,IAF MD 5對遠程審核活動的限制將不適用。這意味著過程控制和職業健康安全風險控制可以使用遠程審核的技術進行審核,直到新冠肺炎疫情緊急事件結束。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/04/01/q14-for-ohsms-according-to-iaf-md-052019-applicable-from-7-may-2020-remote-auditing-techniques-shall-be-limited-to-reviewing-documents-records-and-to-interviewing-staff-and-workers-in-addi/


問題15:ISO45001的轉換期會發生什么變化?會延長嗎?

答:OHSAS18001認證可延長6個月,詳見問題10。這意味著獲得認可的證書從OHSAS 18001:2007轉換到ISO 45001:2018的過渡期延長至2021年9月30日。轉換審核可以使用遠程審核技術來完成,問題5中已經闡明的內容。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/04/11/q15-what-will-happen-to-the-migration-period-for-iso-45001-will-it-be-extended/


問題16:為了轉換一個獲認可的管理體系認證證書(IAFMD2:2017),是否可以使用遠程審核技術進行轉換前的訪問?

答:可以的,如果IAF MD2:2017 的2.2.4 中列出的所有要點以及文件評審中提出的任何問題,例如,嚴重不符合項(2.2.2),都可以通過遠程的方式評價。然而,對于特定的認證制度,這種情況可能會有所不同。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/04/03/q16-in-order-to-transfer-an-accredited-certification-of-management-systems-iaf-md-22017-is-it-possible-to-conduct-the-pre-transfer-visit-with-remote-auditing-techniques/


問題17:在新冠肺炎疫情危機期間,如果CAB(合格評定機構)在對客戶管理體系進行初次認證時,一部分審核通過遠程審核的方式進行,并計劃在六個月內完成剩余部分的現場審核,是否有可能基于遠程審核活動的結論頒發證書?

答:不可以,只如果合格評定機構能夠評審所有適用的ISO/IEC17021-1(9.3.1.2 第一階段和9.3.1.3 第二階段)的要求,通過對客戶管理體系全面有效的審核,以及隨后的成功復核并做出(認證)決定,才能頒發證書。然而,對于特定的認證制度,這種情況可能會有所不同。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/04/07/q17-during-the-covid-19-crisis-if-a-cab-conducts-a-part-of-the-initial-certification-of-a-management-system-with-remote-audit-activities-and-plans-to-complete-the-remainder-of-the-audit-onsite-wi/


問題18:IAF ID 3:2011第3節指出,“如果持續認證的風險較低,并且基于收集到的信息,合格評定機構(CABs)可能需要考慮替代的短期評審方法,以驗證組織的管理體系的持續有效性。這可能包括要求組織提供相關文件(例如,管理評審會議記錄、糾正措施記錄、內審結果記錄、檢測/檢驗報告等)。由合格評定機構(CABs)實施非現場的審查,以確定認證的持續適宜性(僅短期)”。根據IAF MD 5:2019,用于非現場審核由申請組織提供的文件的時間是否被視為“審核時間”?

答:可以,對申請組織提供的文件進行非現場審查需要策劃安排,以完成對客戶組織管理體系的全面有效的審核。根據IAF MD 5:2019,該時間被視為“審核時間”。由于這樣的非現場文件審查占用了時間,審核持續時間可能會縮短。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/04/11/q18-iaf-id-32011-§3-says-that-if-the-risk-of-continuing-certification-is-low-and-based-on-the-collected-information-the-cab-may-need-to-consider-alternative-short-term-methods-of-asse/


問題19:根據ISO/IEC 17021-1 7.2.4“審核員的初始能力評價應包括在審核中應用所需知識與技能的本領的證實。在審核中應用所需知識與技能的本領應由有能力的評價者在對審核員審核的見證中確定”。如果觀察員使用遠程審核技術,是否可以進行此種觀察活動?

答:可以,前提是所觀察到的遠程審核可以完全取代現場審核。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/04/11/q19-according-iso-iec-17021-1-§-7-2-4-the-initial-competence-evaluation-of-an-auditor-shall-include-the-ability-to-apply-required-knowledge-and-skills-during-audits-as-determined-by/


問題20:標準(如ISO 22000:2018、ISO 50000:2018)的轉換過渡期安排會有什么變化?轉換期會延長嗎??

答:是的,轉換期延長六個月。根據問題5已經闡明的內容,可以使用遠程審核技術進行轉換審核。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/04/11/q20-what-will-happen-to-the-transition-periods-e-g-iso-220002018-iso-500002018-will-these-be-extended/


問題21:由于COVID-19的爆發,許多認證機構CB 的客戶正在將其生產轉向,生產諸如口罩或呼吸機等產品,一些政府要求將這些產品納入其管理體系認證批準的范圍。這樣的擴大范圍審核可以通過使用MD4 的遠程方式來完成嗎?

答:可以,在問題5已經得到明確。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/04/11/q21-a-number-of-cb-clients-are-as-a-result-of-the-covid-19-outbreak-switching-their-manufacturing-to-manufacture-items-such-as-face-masks-or-ventilators-some-governments-are-requesting-that-they-h/


問題22:考慮到COVID-19(新冠疫情)的爆發,關閉不符合項的時限可以延長嗎?如果是,什么機制/程序以及誰負責決策?

答:是的,如果無法實施評價活動來有效地關閉不符合項(在現場或按照IAFMD4:2018的方式),并且如果IAFID3:2011推薦的條件都可以滿足,不符合項的關閉可能會延長。然而,根據問題10,任何合格評定活動(例如:監督、再認證)最多只能延期6個月。

鏈接:https://iaffaq.com/2020/04/11/q22-could-time-duration-for-closure-of-non-conformities-be-prolonged-taken-into-consideration-the-covid-19-outbreak-if-so-what-will-be-the-mechanism-procedure-and-who-is-responsible-for-decision/

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